SCRUM – Mejora la efectividad de tu empresa

SCRUM – Mejora la efectividad de tu empresa

Hoy nuestro post está dedicado a una innovadora metodología de trabajo cuyo objetivo es aumentar la productividad en el mismo espacio de tiempo.

El tiempo es el único activo de esta vida que no podemos recuperar. Por ello tanto en el trabajo como en nuestra vida personal tendemos a otorgarle mucha importancia.

Este proceso de trabajo todavía desconocido para muchos recoge un conjunto de buenas prácticas interconectadas unas con otras que son desarrolladas de manera colaborativa, es decir, en equipo.

Uno de los componentes imprescindibles de este proceso de trabajo es la innovación.

Entre los objetivos fundamentales de SCRUM se encuentra la mejora de relaciones con el cliente. En muchas ocasiones no podemos satisfacer completamente las necesidades del cliente. Ya sea por problema de tiempo en las entregas, por costes excesivos, por temas de calidad o por que la competencia es más fuerte. Todos estos motivos se pueden paliar en cierta medida gracias a esta metodología. Pero expliquemos en qué consiste y por qué resulta tan efectiva:

Fase de itinerancia

El proyecto a realizar se plantea en bloques acotados de duración breve y fija (generalmente el periodo es de dos semanas).

Los objetivos que se van a recoger en esos periodos se hablan previamente con el cliente, pidiéndole que los plantee en un orden de prioridad que estará ligado al coste que le suponen los mismos.

En esta reunión que se mantiene con el cliente y que no ha de superar las 4 horas de duración. En ella se llegará a un consenso de qué requisitos se van a cumplir en esta primera fase y deberán estar terminados en caso de que el cliente lo solicite.

Tras la reunión con el cliente, comienza una segunda reunión. Esta vez del equipo, en la que se determinarán las tareas necesarias para cumplimentar los objetivos con los que ese ha adquirido el compromiso, el tiempo que llevará cada tarea, y cómo se repartirán las responsabilidades. Esta reunión deberá resolverse también en un máximo de 4 horas.

Fase de ejecución

Una vez establecidos los parámetros a seguir, diariamente antes de comenzar a desarrollar las tareas el equipo se reunirá para exponer los resultados del día anterior o para comunicar aquellos problemas o barreras que hayan podido surgir durante el transcurso del desempeño de las tareas. Esta reunión tendrá una duración de 15 minutos. Se trata únicamente de una puesta a punto para comenzar la jornada de trabajo sin trabas y teniendo claro los puntos a seguir a lo largo del día.

Cada miembro del equipo responderá a las siguientes 3 preguntas:

• ¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización?
• ¿Qué voy a hacer a partir de este momento?
• ¿Qué impedimentos tengo o voy a tener?

Para ayudar a la resolución de esta última pregunta planteada nombramos una figura que hasta ahora no habíamos mencionado y que juega un importante papel en esta metodología. El “SCRUM Master”. La función de esta figura, es asegurarse de que el plan de trabajo establecido se va cumpliendo. Para ello intercederá en todo lo que sea necesario para evitar barreras o directamente eliminarlas de manera que el trabajo se vaya desempeñando en los plazos acordados.

Fase de inspección y de ajustes

El último día del periodo se realiza una reunión de revisión de todo el trabajo realizado hasta el momento y que se divide en dos partes.

Una primera que se denomina “Demostración”. Esta primera reunión se realiza con el cliente con el objetivo de presentarle el trabajo realizado durante el periodo que ha finalizado y este notifica sus impresiones y los posibles cambios que ve necesarios para continuar trabajando en la dirección correcta.

La segunda reunión es denominada “Retrospectiva”. En esta ocasión es el equipo quien se reúne, con el fin de comentar cómo han visto su propio trabajo, si están contentos con el resultado y que puntos podrían reforzarse o mejorarse para seguir avanzando. La figura del “SCRUM Master” volverá a tomar protagonismo ya que tendrá que encargarse de esos obstáculos que se identifiquen en la reunión.

La duración de ambas reuniones no deberá superar las 4 horas respectivamente.

De esta manera terminamos el proceso y volvemos a comenzar por la primera fase, creando un ciclo que invita a la continua mejora y superación.